メールソフトで送受信できなくなったときの解決手順

Outlook メール

メールソフトで POP や IMAP 接続で送受信するときに繋がらなくてエラーになるときは、必ずしも設定が間違えているとは限りません。
設定を間違えているのが原因であることが多いのは事実ではありますが、それ以外にも色々な原因はあります。

まず最初に確認しますが、繋がらなくて困っているアドレスが代表的なフリーメールの Microsoft Outlook・Google Gmail・Yahoo mail の場合は、設定が合っていてもサーバーの不調で一定時間接続できないのは日常茶飯事なので、それらのメールの場合は数時間~1日様子を見ましょう。
例えば、Gmail を3個使っていて、そのうち一つだけがメールソフトで送受信できなくて、そのアドレスをブラウザでアクセスすると正常に送受信できる。
このような状況でも設定ミスではなくてサーバーが原因で一時的に一つのアドレスだけが繋がらないというのはよくあることです。

まず最初に初歩的な確認をしましょう。

  1. ブラウザで何処でも良いのでサイトを開き、更新ボタンを押し、正常に表示されインターネット回線に問題が無いことを確認。
  2. WEB アクセス可能なメールなら、ブラウザでメールサービスにアクセスし、ログインIDとパスワードが正しいことを確認。
  3. 送信先を自分の別のアドレスにし、適当な件名と本文が入力されたメールを送り、送受信が正常であることを確認。
  4. 上記の三つが確認できた時点でメールソフトに問題があることが特定されているので、複数のアカウントがあり、全てがアクセスできないのであれば、まずはファイアウォール設定画面のブロック一覧などで、メールソフトがブロックされていないか確認。
  5. ファイアウォールに問題が無いのであればメールソフトのオプション設定を全て確認し、特殊な禁止設定や異常に高いセキュリティ設定などになっていないかを確認しますが、基本的に初期設定のままであれば問題ないです。
  6. 複数であれ一つであれ、この時点でアカウント設定が間違っていると思われます。
  7. メールソフトのアカウント設定から各アドレスの設定を確認。
    ソフトにより入力項目の有無が異なりますが、大半は メールアドレス・ID(無い場合が多い、ある場合は@以降は入力しない場合が多い)・パスワード・POPサーバー設定(セキュリティの種類と数値を含む)・SMTPサーバー設定(セキュリティの種類と数値を含む)を確認。
  8. ここまでやってダメな場合、入力すべき内容を間違って覚えており、確認したつもりで修正されてないのが原因です。
    各メールサービスのヘルプと、メールソフトのヘルプを熟読し、メールの仕組みを勉強しなおして下さい。設定方法が変更されている場合もあります。
  9. メールソフトのユーザー設定ファイルや、各メールアカウントの保存フォルダを自分で指定してるなら、そのフォルダがアクセス権限の問題で使用できていない場合もあり、主に別の PC から移動させたフォルダなどでそれが起こります。

上記のチェック項目が全て問題ないのであれば、その他の原因を探っていきますが、設定が合っていると思い込んでいるだけで、暗号化などの設定を間違えている人は多いです。

Microsoft Outlook の場合

問題のアドレスが Microsoft Outlook ではない人はこの項目は飛ばして下さい。
Microsoft Outlook は極端にトラブルが多いです。
原因は大きく二種類に分かれます。

一つには無駄にガチガチのセキュリティ関連で、本人が正しく使っていても、アクセス数・パスワード変更を繰り返す・複数のアカウントでログインアウトを繰り返すなど、一気に何かをやっただけでブロック対象にされてしまい、またその解除が大変困難です。
最も呆れるのは、設定画面に入る際のセキュリティコードの取得に一定期間の回数上限があり、これがブロック状態になると何もできなくなるというのが大きな問題です。
他にも復元コードやデバイスの認証関連などがあり、PC 初級者であれば理解すら難しいだろうセキュリティシステムです。

更に Windows10 の現代ではこのマイクロソフトアカウントと OS そのもののログインユーザーが紐付けされてしまうため、Outlook アカウント=マイクロソフトアカウントであることから、より一層セキュリティが厳しくなってます。
Windows10 のログインアカウントがトラブルを起こすと PC 丸ごと大変なことになってしまいます。
この点に関しては Windows 10 はマイクロソフトアカウントで使わず、XP 時代と同様にローカルプロフィールで使うことを強くおすすめします。

以上のことから日頃頻繁に使うメールや重要な登録に使うメールに Outlook だけは絶対に使ってはいけないということを理解して下さい。
昔の Hotmail 感覚で使っていたら大変なことになります。

二つ目の原因として、Outlook のバージョンアップなどがあった際に設定内容が勝手に変更されたり、POP アクセスの設定内容に変更があってもユーザーに何も通知が来ないということがあります。

Outlook メール

今まで使えていて何も設定をいじってないのにある日突然繋がらなくなって、丸1日放置しても変化が無いようであれば、まずは自分よりも先に Microsoft を疑って下さい。
ご利用中のメールソフトの設定をいじっていないのであれば、ブラウザで Outlook にアクセスし、メールアドレスとパスワードが合っていて、アカウントブロックがされていないことを確認し、設定項目を全て見直します。
日頃 WEB からのアクセスはしてないし、それこそアドレス作成以来いじってないよ、と思われる方が大半でしょうが、そこがこのトラブルの落とし穴で Microsoft で設定が勝手に変わるのは仕様なのです。

特に 2018年に大幅変更があり、POP や SMTP のサーバー名まで変わっているので、古い知識や情報を元に設定せずに、ブラウザからログインし公式の今現在の設定内容を必ず確認して下さい。

Mozilla Thunderbird の修復

現代では大半の方が Mozilla Thunderbird か、Windows に初期インストールされているメールアプリを利用されていると思いますが、Thunderbird の場合はデータファイルの破損も疑う必要があります。

筆者も一度経験がありますが、メールアドレスを30ほど登録している環境で、一つだけ送受信ができなくなりました。
他のメールソフトでは送受信ができるため、アカウントもサーバーも正常です。
そうなるとやれることは、Thunderbird のアカウント個別のファイルと、全体プロフィール全てを再構築するしかありません。

先に簡単な方のアカウント個別のファイルを再構築します。
設定のアカウントを開き、該当のメールアドレスを削除します。
新たに元の設定と同じ内容で作成します。
不思議なことにこれで改善された場合はファイルが破損していたということです。

これでだめだった場合は全体プロフィール全てを再構築します。
一応バックアップを取ります。Windows10 の場合初期状態では以下の場所にあります。
C:¥Users¥ユーザー名¥AppData¥Roaming¥Thunderbird¥Profiles¥文字列.default
この「文字列.default」をフォルダごとコピーして保存しておきます。

これをやるとどうせまっさらな初期状態になってしまうので、ついでに Thunderbird の再インストールをやってしまいましょう。
「文字列.default」が残っているようなら削除します。
インストールが終わって Thunderbird を立ち上げると新たなプロフィールが自動で作成され、「文字列.default」のあったところには違う文字列のフォルダが出来ています。
このまっさらな状態で問題のあったアカウントを設定し、送受信してみます。
これで間違いなく改善されたはずです。

これでも治らないのであれば完全に設定が間違っています。

折角バックアップしておいた「文字列.default」ですが、これを作り直すことで改善したということは、これに戻せばトラブルが再発するので使えません。
手間ですが全て設定しなおします。
バックアップファイルに戻したいのであればフォルダの中身を全て古いものに取り換えるだけです。

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